首页

服务礼仪 商务礼仪 销售礼仪 职场礼仪 国际礼仪

社交公关 政务礼仪 国学文化 服装色彩 礼仪讲师

银行礼仪 医院礼仪 电信礼仪 房地产礼仪

汽车礼仪 电力礼仪 酒店礼仪 其他行业

新闻动态 礼仪视频

成功案例 联系我们

职场礼仪培训

办公室基本礼仪-办公设备使用规范

时间:2015-06-12 18:54 来源:职场礼仪 作者:办公室礼仪 点击:

每一个老板都喜欢工作效绩高的员工,同时也喜欢注意细节工作的员工;每一个员工能够给公司带来直接效绩,但也能够在长期工作中带来无形的效绩,那就是对公司办公设备的爱护、对公司形象的重视、对公司员工的亲切交往等。这些无形的效绩也给公司带来了很大的利润。

在现在的办公过程当中,电脑、传真机、复印机、打印机等已经成为必须的办公用品。在商务交往中,我们经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达给身在异地的交往对象手中。无论是给对方发传真、发邮件、利用即时聊天软

件进行沟通,还是对电脑、传真机、复印机的利用,我们都需要掌握一定的礼仪规范。

 

办公室基本礼仪办公设备爱护

发传真的礼仪规范

1、注意传真首页

传真首页上包括的主要内容应该有有:传送者和接受者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。另外,需传真的每页纸上应该有页码标注,这样方便阅读,而且如果某一页内容不清楚的话,也方便准确的补发。

2、传真信件

传真的信件内容一定要规范,如必要的称呼、问候语、签字、敬语、致谢词等均不可缺少。特别是信尾的签字尤其要注意,因为签字代表了这封信是发信者本人知道并且同意才发出的,若签字被忽略,那么任何人都可以轻易冒名发信件了。

3、传真的纸张规范

最规范的传真用纸张,一般是A4大小、白色纸。最好不要用其它颜色的纸,否则既不规范又会浪费传真机扫描的时间,而且发过去的传真纸可能是黑色或深色的,会影响传真的效果。

4、公章的使用

若传真盖有公章的文字材料,必须要把章盖得清晰。这样才能保证传真过去的效果。

5、注意字号

传真的材料,应该比普通打印的文件字体大一点,以保证传真过去的文字清晰、方便阅。

6、传真确认

发送传真之前,可以先向对方通报一下,以免发错;若传真页数较多,要特别告诉对方,以让对方考虑是否发传真或其它方式;发送传真之后,要再次和对方确认一下:发传真的页数、内容是否清楚等。同理,若收到传真后,对方没有打电话来确认,就要尽快通知对方,以让对方放心。

使用传真机注意事项:

  1. 使用的先后问题。当你有一份很长的穿着需要发出去时,而轮候在你之后的同事只需传真一两页时,应让他先用;
  2. 在公司里最好不要发私人传真;
  3. 如果遇到传真纸用完时,应及时更换新传真纸。同时也要注意,不要造成纸张的浪费;如果遇到传真机出现故障,应及时找出原因,先处理好再离开,如果不懂修理,就请别人帮忙,不要把问题留给下一个同事;
  4. 给对方发送传真时,要注意语言的使用。多说礼貌用语且不要生硬,最好不要说:“给我新号,我要发传真。”
  5. 当对方不能准确地说出要发送传真的部门和个人时,就说公司没有这个人,然后挂断传真电话,粗暴地拒绝接收传真,这样做的后果仪式会破坏公司形象,还有可能拒绝了诚心想与公司进行商务交往的客户,而失去合作的机会。
  6. 使用完毕后,不要忘记将你的原件拿走,否则容易丢失原稿,或走漏信息,给你自己及公司带来不便。

收发邮件的礼仪规范

我们在收发邮件时,要做到合理、准确、规范,这样才能显示出商务场合下的素养。一般来说,收发邮件的礼仪规范主要有以下几个方面的内容:

  1. 保证在24小时内回复邮件,哪怕只是简单的一句话;
  2. 每封邮件都应该有题目;
  3. 不要发送垃圾邮件或者附加任何特殊链接;
  4. 不要在群发邮件中透露他人的邮件地址,应该使用隐藏地址的抄送方式;
  5. 正确使用大小写字母,用大写字母写邮件在网络文化中代表着你在朝对方大喊;
  6. 发送手机短信和电子邮件时须署名;
  7. 电子邮件里还应写入其它联系方式;
  8. 最好不要发送容量过大的附件内容,并不是所有人都拥有一个超大电子邮箱;
  9. 如果担心语气不对而引起误会,可多用“谢谢”、“请”等字眼,根据对象来选择开头语和祝福语,既不过于客套,又要注意礼节;
  10. 主动终止发邮件的来往,可以在文末附注“全部办妥”、“无需回复”、“仅供参考”等字样。

电脑使用礼仪规范

  1. 开始使用计算机时,先开显示器等外设,后开主机。关闭计算机时,则相反,先关闭主机,然后再关闭外设
  2. 关闭计算机后,请务必关闭电源插座再离开。一个好的电源接线板是很重要的,请使用带保险功能,大功率规格的接线板※
  3. 确保使用的插座有良好接地。
  4. 如果您的电脑是在国外购买并运输到中国使用,请千万记得检查并确认电压选择开关已调至230V以防止电源烧毁。
  5. 使用电脑时请不要吃零食,不要将饮料等放在键盘/鼠标旁,防止碎物或者液体落入键盘等其它设备导致损坏。
  6. 为了保持良好的散热,主机/显示器与墙壁之间的距离不得低于10厘米。
  7. 使用时的环境温度需要在10-35度之间,否则会出现电脑无法开机的情况。
  8. 插拔各类数据线时请对应颜色,并保持垂直的方向来插拔。
  9. 长时间不使用电脑时,请对主机和显示器进行遮盖以达到防尘效果。

使用QQ、MSN的礼仪规范

一般来说,我们在使用QQ、MSN等即时聊天软件时,需要注意的礼仪规范主要有以下几点:

  1. 如果我们很忙,就不要在线,或者设置一个busy或隐身状态;
  2. 最好不要打扰忙碌的人。如果对方时busy状态,不要和他闲聊,若有重要的事,最好一句话说完。不要以一个“Hi”开始对话;
  3. 尽量回复别人的消息。如果我们确实无法照应,那就告诉对方并设置busy状态;
  4. 尽量不要在QQ上设置自动回复;
  5. 网址的时候附上标题或简介;
  6. 不要发连锁消息。含有诅咒性质、欺诈性质、谣言性质、无脑性质的连锁信息;
  7. 保持安全意识。防止聊天软件中毒自动发消息干扰他人;
  8. 不要刨根问底。对于聊天软件上的网友,户籍民警方式的询问往往不招人喜欢;
  9. 保持聊天记录。同一个问题反复多次问别人会让人感到尴尬。

复印机使用规范

复印机也是日常办公中使用最为普遍的办公设备之一,使用复印机应该注意一下几点:

  1. 在公司最好不要复印个人的资料。
  2. 在使用的过程中,如果和其他的同事碰在一起,可以是先到先复印或者是赶时间的先复印,出于礼貌的说法,可以让同事先用。如果正在复印应该礼貌的请后来的同事等一回。
  3. 复印完东西以后,记得关闭机器。如果用完了纸,记得添加上。
  4. 如果在复印的时候遇到问题,或者弄坏复印机,一定找同事或者相关的人来帮忙,切忌自己不说走开。

扩展阅读

12-29 [商务礼仪培训课程] 办公室礼仪培训内容

办公室是为你的事业打基础的地方,是你和同事相处的地方,是你合上司交流的地方。办公室是一个小社会,有的人闲庭信步,有的人却如履薄冰,中间的天壤之别就是因为对办公室礼...

12-06 [最新礼仪培训资讯] 濮阳置业有限公司办公室

中华礼仪培训网编辑报道:2011年12月2日至4日,中华礼仪培训网讲师朱老师受邀为濮阳某置业有限公司办公室人员进行了为期三天的系统办公室礼仪培训。参加培训的人员主要是公司的文...

11-08 [最新礼仪培训资讯] 易奇生物科技办公室礼仪

中华礼仪培训网编辑报道:“办公室礼仪是企业的一面镜子,递名片、接电话等都不是小事,在显示员工内在素质的同时,会影响到企业形象。”为提升新员工职业修养,规范办公室礼...

06-12 [职场礼仪培训课程] 办公室礼仪与内部沟通技

办公室礼仪与内部沟通技巧培训主要讲授公司职员在办公场所的个人礼仪规范、与同事相处礼仪及办公礼仪、与同事领导沟通的技巧和方法等。通过礼仪的教育和训练能够帮助职场员工...

09-27 [职场礼仪培训课程] 办公室人员礼仪培训

员工是企业价值的创造者,是构成企业核心竞争力的重要组成要素。办公室人员是一个集体,无论是对单位还是外来人员,都应该体现一个集团的每个成员对他人、对社会的尊重和责任...

礼仪培训课程分类

礼仪培训课程[特荐]